Toptan kuyumculukta bir müşteriyle ilişki çoğu zaman tek bir rakama sığmaz. Ay başında devreden has borcu, hafta içinde yapılan satışlar, araya giren hurda teslimleri, TL ile ödenen taş bedeli ve bazen dolarla yapılan bir ödeme aynı hesapta buluşur. Altın cari hesap takibi, bütün bu hareketleri kendi birimleriyle kaydedip her an “kim kime ne kadar borçlu” sorusuna net cevap verebilmektir. Bu yazıda has bazlı cari düzenini, çevirme işlemini ve ekstre okumayı örnek bir ekstre üzerinden anlatıyoruz.
Has bazlı borç ve alacak
Has, saf altının gram karşılığıdır ve kuyumcular arasında hesap bu birimle konuşulur. Bir ürünün has karşılığı net gramın milyemle çarpılmasıyla bulunur:
| Ayar | Milyem | 10 gramın has karşılığı |
|---|---|---|
| 8 ayar | 333 | 3,33 gr |
| 14 ayar | 585 | 5,85 gr |
| 18 ayar | 750 | 7,50 gr |
| 22 ayar | 916 | 9,16 gr |
Toptan satışta işçilik milyem olarak eklenir. 14 ayar bir ürün 25 milyem işçilikle satılıyorsa has borcu 585 + 25 = 610 milyem üzerinden hesaplanır; 10 gram ürün için borç 10 × 0,610 = 6,10 gram has olur. Farklı ayar ve gramlarla denemek için milyem hesaplama aracını kullanabilirsiniz.
Cari hesapta yön de baştan belli olmalıdır. Bu yazıdaki örneklerde müşterinin bize borcu artı, alacağı eksi işaretle gösteriliyor.
Bir müşteri, beş ayrı bakiye
Kuyumculukta bir carinin tek bakiyesi yoktur. Aynı müşteri için aynı anda şu bakiyeler izlenir:
- Has: Altın satış, alış ve hurda hareketlerinden doğan gram borç ya da alacak
- Gümüş: Gümüş ürün ve hammadde hareketleri, gram olarak
- USD ve EUR: Döviz ile yapılan satış, tahsilat ve ödemeler
- TL: Taş bedeli, ayrı faturalanan işçilik, havale ve nakit hareketleri
Bu bakiyelerin her biri kendi biriminde kalır. Bir müşterinin 29 gram has borcu ve 500 dolar alacağı varsa ekstrede ikisi ayrı satırlarda görünür; programın bunları kendiliğinden birbirine mahsup etmesi yanlış olur. Mahsup ancak taraflar anlaştığında ve çevirme işlemiyle yapılır.
Cari kartında neler tanımlanmalı?
Hareketler doğru birime düşsün diye cari kartı baştan eksiksiz açılmalıdır. Kartta en az şu bilgiler bulunur:
- Unvan ve iletişim: Ekstrenin kime gönderileceği
- Çalışılan birimler: Bu cariyle has, gümüş, döviz ya da TL hangilerinde iş yapıldığı
- İşçilik anlaşması: Ürün grubuna göre uygulanan işçilik milyemi; her satışta yeniden hatırlanmak zorunda kalınmaz
- Hurda alım milyemi: Bu cariden hurdanın hangi milyemle alındığı
- Açılış bakiyesi: Sisteme geçiş tarihindeki has, gümüş, döviz ve TL bakiyeleri, her biri ayrı
Açılış bakiyesi bir tarihte sabitlenir ve sonradan geriye dönük değiştirilmez. Geçiş öncesindeki bir hata sonradan fark edilirse açılış bakiyesi değil, düzeltme kaydı girilir; böylece ekstrede neyin ne zaman değiştiği görünür kalır.
Çevirme işlemi nasıl kaydedilir?
Çevirme, bir birimdeki bakiyenin işlem anındaki kurla başka bir birime aktarılmasıdır. En sık görülen örnekler şunlardır:
- Müşteri has borcunun bir kısmını TL ile kapatır.
- Müşteri dolar alacağını has borcuna saydırır.
- Toptancı tedarikçisine olan has borcunu havale ile öder.
Örneğin müşteri 5 gram has borcunu TL ile kapatmak istesin. İşlem anındaki has kuru üzerinden 5 × kur kadar TL tahsil edilir. Kayıtta iki hareket birlikte oluşur: has bakiyesi 5 gram azalır, TL tahsilatı kasaya girer. Kullanılan kur ve saat aynı satırda saklanır.
Çevirmenin tek satırda, iki birimi ve kuru birlikte gösterecek şekilde kaydedilmesi önemlidir. Aksi halde ekstrede bir yanda açıklanamayan bir has düşüşü, öte yanda bağlantısız bir TL tahsilatı görünür ve mutabakat zorlaşır.
Örnek ekstre: satır satır okuma
Aşağıda bir toptan müşterinin bir aylık hareketlerini gösteren sade bir ekstre var. Has sütunu o satırın has etkisini, son iki sütun da o satır sonrasındaki bakiyeyi gösterir.
| Tarih | İşlem | Ayar | Gram | Has (gr) | TL | Has bakiyesi | TL bakiyesi |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.10 | Devir | 12,50 | 0 | ||||
| 03.10 | Satış, 585 + 25 işçilik | 14 | 40,00 | +24,40 | 36,90 | 0 | |
| 07.10 | Satış, 916 + 20 işçilik | 22 | 25,00 | +23,40 | 60,30 | 0 | |
| 10.10 | Hurda alımı, 916 | 22 | 15,00 | −13,74 | 46,56 | 0 | |
| 15.10 | Taş bedeli | +6.000 | 46,56 | 6.000 | |||
| 20.10 | Tahsilat, havale | −6.000 | 46,56 | 0 | |||
| 24.10 | Hurda alımı, 585 | 14 | 30,00 | −17,55 | 29,01 | 0 |
Satırların hesabı:
- 03.10: 40 × 0,610 = 24,40 gr has; bakiye 12,50 + 24,40 = 36,90.
- 07.10: 25 × 0,936 = 23,40 gr has; bakiye 36,90 + 23,40 = 60,30.
- 10.10: 15 × 0,916 = 13,74 gr has alacak; bakiye 60,30 − 13,74 = 46,56.
- 24.10: 30 × 0,585 = 17,55 gr has alacak; bakiye 46,56 − 17,55 = 29,01.
Ay sonunda müşterinin 29,01 gram has borcu vardır, TL bakiyesi sıfırdır. TL ile ödenen taş bedeli has bakiyesini hiç etkilememiştir; doğru kurulmuş bir ekstrede böyle olması gerekir.
Ekstreyi okurken nelere bakılır?
- Devir satırı: Bir önceki dönemin kapanış bakiyesiyle aynı mı?
- Her satırda ayar ve milyem: Satışlarda işçilik milyemi ayrıca yazıyor mu?
- Hurda satırları: Hangi milyemden alındığı açık mı?
- Birim karışıklığı: TL hareketi has sütununa, has hareketi TL sütununa düşmüş mü?
- Çevirme satırları: Kur ve iki birimin hareketi birlikte görünüyor mu?
Yalnız son bakiyeyi gösteren bir ekstre tartışma başlatır. Her satırın gramı, milyemi ve has karşılığı görünürse karşı taraf kendi defteriyle satır satır karşılaştırabilir.
Mutabakat: farkı satırda bulmak
Mutabakat, iki tarafın aynı dönem için bakiyede anlaşmasıdır. Düzenli çalışılan carilerle şu sıra işe yarar:
- Dönem sonunda her birim için ayrı bakiye içeren ekstre gönderilir.
- Karşı taraf kendi kayıtlarıyla karşılaştırır ve bakiyeyi onaylar ya da itiraz eder.
- Fark varsa önce devir bakiyesi, sonra satır sayısı, sonra her satırın gramı ve milyemi kontrol edilir.
- Bulunan fark düzeltme kaydıyla işlenir, eski kayıt silinmez.
- Onaylanan bakiye bir sonraki dönemin devri olur.
En sık rastlanan farklar şunlardır: bir tarafta girilmemiş hurda teslimi, farklı milyemden yazılmış hurda, işçilik milyeminin bir tarafta unutulması ve TL olarak alınan bir ödemenin has borcundan düşülmesi.
Cari kayıtların gün içinde nasıl düzenli tutulacağını kuyumcu muhasebesi nasıl tutulur yazımızda anlattık. Müşteriye gönderilen ve müşteriden dönen ürünlerin doğru tanınması için etiket düzeni de önemlidir; bunu kuyumcu etiketi yazısında ele aldık. Müşteride emanet duran malın cari ile stok arasında nasıl doğrulanacağını ise kuyumcu envanter sayımı yazımızda bulabilirsiniz.
360° Jewelry ile altın cari hesap takibi
360° Jewelry, altın ve gümüş takı üreten atölyeler ile toptancılar için geliştirilmiş bir ön muhasebe ve stok portalıdır. Muhasebe ve stok modülünde her cari has, gümüş, USD, EUR ve TL bakiyesiyle ayrı izlenir. Altın giriş ve çıkış, hurda, tahsilat, ödeme ve çevirme ayrı hareket türleridir; ayara göre has karşılığı otomatik hesaplanır, çevirmede kullanılan döviz ve altın kuru kayda geçer.
Bakiye listesi ve hesap ekstresi her an alınabilir, banka hareketleri ilgili cariyle eşleştirilir. Mevcut cari listeniz ve açılış bakiyeleriniz Excel’den aktarılabilir. Sistem resmi muhasebe programının yerine geçmez; mali müşavirinize düzenli döküm verir.
Kendi cari yapınız ve ekstre alışkanlıklarınız üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Altın cari hesap neden has üzerinden tutulur?
Kuyumcular arasındaki borç ve alacak altın miktarı üzerinden konuşulur. Bakiye has gram olarak tutulduğunda altın fiyatı değişse bile borcun miktarı değişmez; TL karşılığı yalnız raporda görülür.
Bir müşterinin hem has hem TL bakiyesi olabilir mi?
Olabilir ve olmalıdır. Aynı cari has borcu, gümüş bakiyesi, dolar ya da avro alacağı ve TL borcu birlikte taşıyabilir. Her biri kendi biriminde ayrı izlenir, birbirine ancak çevirme işlemiyle aktarılır.
Çevirme işlemi nedir?
Bir birimdeki bakiyenin, işlem anındaki kurla başka bir birime aktarılmasıdır. Örneğin has borcunun bir kısmı TL ile kapatılırken has bakiyesi azalır, TL hareketi kasaya girer ve kullanılan kur kayda geçer.
Cari mutabakat ne sıklıkla yapılmalı?
Çalışma yoğunluğuna göre değişir; düzenli çalışılan toptan müşterilerle ay sonunda ekstre üzerinden mutabakat yaygın bir uygulamadır. Fark çıktığında satır satır karşılaştırma yapılır.
