Kuyumcu Muhasebesi Nasıl Tutulur? Has, TL ve Kasa Düzeni

Kuyumculukta muhasebe, aynı gün içinde altın, gümüş, Türk lirası ve dövizin birlikte el değiştirdiği bir düzeni kayıt altına almaktır. Bir satışın bedeli gram has olarak doğar, tahsilatı yarı hurda yarı havale gelir, atölyeden dönen malda birkaç desigram eksik çıkar. Kuyumcu muhasebesi nasıl tutulur sorusunun cevabı tek bir program ekranında değil, her gün tekrarlanan birkaç alışkanlıkta saklıdır. Bu yazıda o alışkanlıkları sırasıyla ve örnek hesaplarla anlatıyoruz.

Önce ayrımı yapın: ön muhasebe ve resmi muhasebe

Kuyumcu işletmesinde iki ayrı muhasebe katmanı vardır ve bunlar birbirine karıştırılmamalıdır.

• Ön muhasebe: Cari hesaplar, kasa, altın ve gümüş stoğu, has bakiyeleri, tahsilat ve ödemeler. İşletmenin kendi içinde, her gün tutulur.
• Resmi muhasebe: Yasal defterler, beyannameler ve mevzuat gereği tutulan kayıtlar. Mali müşavirin sorumluluğundadır.

Bu yazı ön muhasebeyi anlatır. Hangi işlemin resmi kayda nasıl geçeceği, vergi ve belge düzeni gibi konular için mali müşavirinize danışın. İyi tutulmuş bir ön muhasebe, mali müşavire giden dökümü de temiz ve eksiksiz hale getirir.

Has ve TL’yi ayrı tutun

Kuyumcu muhasebesinin ilk kuralı, birimleri birbirine çevirmeden kaydetmektir. Bir müşterinin bakiyesi aynı anda şu birimlerde olabilir:

• Has altın (gram)
• Gümüş (gram)
• Türk lirası
• Dolar ve avro

Has borcunu her gün liraya çevirip tek bir TL bakiyesi olarak yazmak, ilk bakışta pratik görünür. Ama altın fiyatı değiştikçe aynı borç her gün farklı bir rakama dönüşür ve “müşteri bize kaç gram altın borçlu?” sorusu cevapsız kalır. Doğru yöntem, her birimi kendi bakiyesinde tutmak ve yalnız taraflar anlaştığında çevirme işlemi yapmaktır. Bakiyelerin cari bazında nasıl izleneceğini altın cari hesap takibi yazımızda ayrıntılı anlattık.

Altın giriş ve çıkış fişi

Kuyumcu muhasebesinin temel belgesi altın giriş ve çıkış fişidir. Kasaya giren ya da kasadan çıkan her gram bir fişle kayda geçmelidir. Fişin içeriği ne kadar düzenliyse, sonraki bütün raporlar o kadar güvenilir olur.

Has karşılığı her zaman aynı formülle bulunur: net gram × milyem / 1000. Örneğin 10 gram 14 ayar (585 milyem) ürünün has karşılığı 10 × 0,585 = 5,85 gramdır.

İşçilik milyemi nasıl kaydedilir?

Toptan satışta işçilik çoğunlukla ayrı bir TL bedeli olarak değil, ürün milyemine eklenen bir pay olarak yazılır. Kayıtta ürün milyemi ile işçilik milyemi ayrı alanlarda durmalı, has borcu ikisinin toplamı üzerinden hesaplanmalıdır.

• 10 gram 14 ayar ürün, 25 milyem işçilikle satılıyor.
• Toplam milyem: 585 + 25 = 610.
• Has borcu: 10 × 0,610 = 6,10 gram has.

İkinci bir örnek:

• 30 gram 18 ayar kolye, 30 milyem işçilikle satılıyor.
• Toplam milyem: 750 + 30 = 780.
• Has borcu: 30 × 0,780 = 23,40 gram has. Bunun 22,50 gramı ürünün kendi has karşılığı, 0,90 gramı işçilik payıdır.

İşçilik payını ayrı görmek, hangi müşteriye hangi işçilikle çalıştığınızı ve işçilikten ne kadar has kazandığınızı raporlamanın tek yoludur.

Hurda ve fire kayıtları

Hurda ile fire sık karıştırılır, oysa muhasebede ters yönde çalışırlar.

Hurda, geri kazanılabilen artıktır. Müşteriden alınan eski ürün de, atölyede toplanan talaş ve toz da hurdadır. Hurda alımı ayrı bir işlem türü olarak kaydedilir ve has alacağı doğurur. Örneğin 25 gram 22 ayar hurda 916 milyemden alınırsa, müşteriye 25 × 0,916 = 22,90 gram has alacak yazılır. Eritme sonrası gerçekleşen ayar farklı çıkarsa bu fark ayrıca kayda geçmelidir.

Fire ise kaybolan madendir. Atölyede tezgâha 200,00 gram 14 ayar verildiğini, 196,40 gram ürün ve 2,80 gram hurda döndüğünü düşünelim. Dönen toplam 199,20 gramdır, aradaki 0,80 gram fire olarak yazılır. Has karşılığı 0,80 × 0,585 = 0,468 gramdır ve bu miktar maliyete eklenir.

Fire kaydı yapılmazsa eksik stokta kalır ve ürün maliyeti olduğundan düşük görünür. Yıl sonunda ortaya çıkan “açıklanamayan eksik” çoğu zaman kaydedilmemiş firedir.

Kur farkı nasıl izlenir?

Has bakiyesi altın fiyatından etkilenmez; 29 gram borç, fiyat ne olursa olsun 29 gramdır. Kur farkı, bir birim diğerine çevrildiğinde doğar.

• Satış has olarak yazıldı, tahsilat TL olarak geldi: çevirme işlem anındaki has kuruyla yapılır ve o kur kayda geçer.
• Döviz ile alınan has ya da has ile ödenen döviz için de aynı kural geçerlidir.
• Raporlarda bakiyeler hem kendi birimiyle hem de güncel kurla TL karşılığıyla görülebilir; ama kayıt her zaman kendi biriminde kalır.

İşlem anındaki kur saklanmazsa, sonradan “bu tahsilat hangi kurla düşüldü?” sorusu tartışmaya döner. Kur farkının resmi kayıtlara nasıl yansıyacağı ise mali müşavirinizle belirlenmesi gereken bir konudur.

Gün sonu kasa sayımı

Kuyumcu muhasebesinde düzen, gün sonu kasa sayımıyla korunur. Sayım bir formalite değil, o günün kayıtlarının doğru olup olmadığının tek kanıtıdır.

1. Kaydı kapatın: Sayım başladıktan sonra yeni işlem girilmez ya da ertesi güne yazılır.
2. Her birimi ayrı sayın: TL nakit, dolar, avro, gümüş ve altın ayrı ayrı sayılır. Altın ayar bazında tartılır ve has karşılığına çevrilir.
3. Sistemle karşılaştırın: Her birimin sayılan miktarı sistemdeki kasa bakiyesiyle yan yana konur.
4. Farkı aynı gün arayın: Girilmemiş bir fiş, yanlış ayar ya da yanlış cari en sık sebeplerdir. Ertesi haftaya kalan fark çoğu zaman bulunamaz.
5. Tutanak tutun: Sayımı yapan, tarih, bulunan fark ve açıklaması yazılı olarak saklanır.

Gün sonu sayımı kasanın kendisi içindir; atölye, vitrin ve emanet malı da kapsayan dönemsel sayımı kuyumcu envanter sayımı yazımızda adım adım anlattık. Kasadaki altını gram ve ayar olarak doğru okumak için ürünlerin etiket bilgisinin de güvenilir olması gerekir; bu konuyu kuyumcu etiketi yazısında ele aldık.

Kuyumcu muhasebesinde dikkat edilmesi gerekenler

• Her harekete bir fiş, her fişe bir cari bağlayın; carisiz hareket bırakmayın.
• Brüt ve net gramı ayırın; taşlı üründe has hesabı net gram üzerinden yapılır.
• İşçilik milyemini ürün milyemiyle birleştirip tek rakam olarak yazmayın.
• Hurda ve fireyi ayrı işlem türleri olarak tutun.
• Çevirme işlemlerinde kuru kaydedin.
• Ay sonunda carilerle ekstre üzerinden mutabakat yapın.
• Açılış bakiyelerini bir tarihte sabitleyin ve sonradan geriye dönük değiştirmeyin.

Bu adımlar hangi yazılımla çalıştığınızdan bağımsızdır. Programın bu düzeni destekleyip desteklemediğini nasıl değerlendireceğinizi kuyumcu muhasebe programı yazımızda bulabilirsiniz.

360° Jewelry ile kuyumcu muhasebesi

360° Jewelry, altın ve gümüş takı üreten atölyeler ile toptancılar için geliştirilmiş bir ön muhasebe ve stok portalıdır. Muhasebe ve stok modülünde her cari has, gümüş, USD, EUR ve TL bakiyesiyle ayrı tutulur. Altın giriş ve çıkış, hurda, tahsilat, ödeme ve çevirme ayrı hareket türleridir; ayara göre has karşılığı otomatik hesaplanır, döviz ve altın kuru işlemle birlikte saklanır.

Firenin finansal yansıması aynı ekranda görünür, banka hareketleri carilerle eşleştirilir. Bakiye listesi, hesap ekstresi, kasa raporu ve işlem raporu tek yerden alınır. Mevcut Excel dosyalarınızdaki açılış bakiyeleri, cariler ve stok sisteme aktarılabilir. 360° Jewelry resmi muhasebe programının yerine geçmez; mali müşavirinize düzenli bir döküm vermenizi sağlar.

Kendi fiş düzeniniz ve kasa alışkanlıklarınız üzerinden nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz.