Kuyumcu Muhasebe Programı: Has Bazlı Cari ve Kasa Yönetimi

Bir kuyumcunun defterinde aynı gün içinde altın, gümüş, Türk lirası, dolar ve avro el değiştirir. Üstelik bu birimlerin hiçbiri sabit değildir: altının fiyatı saatler içinde oynar, hurda farklı milyemle alınır, işçilik ayrıca hesaplanır. Genel amaçlı muhasebe yazılımları bu dili konuşmaz. Kuyumcu muhasebe programı, bakiyeleri has altın üzerinden tutan, milyem ve işçiliği hesaba katan, her para birimini ayrı izleyen bir yapıya sahip olmalıdır. Bu yazıda böyle bir sistemin temel taşlarını örnek hesaplarla açıklıyoruz.

Neden genel muhasebe programı yetmez?

Genel muhasebe yazılımları her işlemi tek bir para birimine, çoğunlukla Türk lirasına çevirerek kaydeder. Kuyumculukta bu yaklaşım iki soruna yol açar.

Birincisi, cari bakiyeler kur hareketleriyle anlamını yitirir. Bir toptancıya 100 gram has borçlu olan perakendecinin borcu, lira cinsinden yazıldığında her gün farklı görünür. Oysa taraflar arasındaki gerçek ilişki 100 gram altındır.

İkincisi, kuyumculuğa özgü kavramlar sistemde karşılık bulmaz. Milyem, işçilik, hurda alımı, fire gibi kalemler ya açıklama satırına yazılır ya da ayrı bir Excel dosyasında tutulur. Bir süre sonra iki kayıt birbirini tutmaz. Bu dosyaların nerede tıkandığını kuyumcu programı Excel yazımızda ayrıca anlattık.

Has bazlı cari: sektörün ortak dili

Has, 24 ayar saf altın karşılığıdır. Kuyumcular arasında borç ve alacak çoğunlukla bu birimle konuşulur. Her ürünün has karşılığı, net ağırlığının milyemle çarpılmasıyla bulunur:

Toptan satışta işçilik de genellikle milyem olarak eklenir. Bir örnekle bakalım:

• Toptancı, perakendeciye 50 gram 22 ayar bilezik satıyor.
• Anlaşılan işçilik 20 milyem, yani toplam 916 + 20 = 936 milyem.
• Perakendecinin has borcu: 50 × 0,936 = 46,8 gram has.

Aynı gün perakendeci 20 gram 14 ayar hurda getiriyor. Hurda 585 milyemden alınırsa 20 × 0,585 = 11,7 gram has alacak doğar. Net bakiye 46,8 − 11,7 = 35,1 gram has borç olur. Bu hesabın elle ve her işlemde doğru yapılması zordur; program bunu otomatik yapmalı, her satırda milyemi ve işçiliği açıkça göstermelidir.

Hurda alımı ve fire: kâr bu satırlarda saklıdır

Hurda, kuyumculuğun gündelik işidir. Müşteriden ya da başka bir işletmeden alınan eski ürün, ayarı tespit edilip has karşılığıyla stoğa girer ve eritilip yeniden kullanılır. Hurda alımında uygulanan milyem ile eritme sonrası gerçekleşen milyem arasındaki fark, doğrudan kârı ya da zararı etkiler. Bu yüzden hurda alımları ayrı bir işlem türü olarak kaydedilmeli, tahmini ve gerçekleşen milyem birlikte tutulmalıdır.

Üretim yapan işletmelerde fire de muhasebenin konusudur. Atölyede kaybolan her gram, maliyete eklenen bir kalemdir. Fire stokta yalnızca bir eksik olarak kalırsa ürün maliyeti olduğundan düşük hesaplanır. Firenin finansal yansımasını görmek için üretim ve muhasebe verisinin aynı sistemde buluşması gerekir. Stok tarafındaki fire ölçümünü kuyumcu stok takip programı yazısında örnekledik.

Çoklu para birimi ve kasa yönetimi

Kuyumcunun kasası tek bir kutu değildir. Gün sonunda sayılan şeyler şunlardır:

• Türk lirası nakit ve banka hesapları
• Dolar ve avro
• Has altın ve gram altın
• Gümüş
• Çek ve senet gibi vadeli kıymetler

İyi bir kuyumcu muhasebe yazılımı her birimi kendi bakiyesiyle tutar, birbirine karıştırmaz. Bir müşteri borcunun bir kısmını dolarla, bir kısmını hurda altınla ödeyebilir; sistem bu ödemeyi parçalara ayırıp her birini doğru birimden düşebilmelidir.

Kur yönetimi de burada önem kazanır. Altın ve döviz kurlarının gün içinde güncellenmesi, işlem anındaki kurun kayda geçmesi ve gerektiğinde tüm bakiyelerin tek bir birime çevrilerek raporlanması gerekir. Böylece hem “kimin kime ne kadar altın borcu var” hem de “bugünkü kurla toplam pozisyonumuz ne” soruları cevaplanır.

Fatura, banka ve kapanış rutinleri

Fatura, bakiye ve banka eşleştirme

Ön muhasebenin günlük rutini fatura kesmek, bakiye takip etmek ve ödemeleri doğru cariye işlemektir. Kuyumculukta havale ve EFT trafiği yoğundur; banka hesabına düşen bir ödemenin hangi müşteriye ve hangi faturaya ait olduğunu bulmak zaman alır. Banka hareketlerinin sistemdeki carilerle eşleştirilmesi bu işi saatlerden dakikalara indirir.

Burada bir noktayı açıkça belirtmek gerekir: kuyumculuğa özel yazılımlar çoğunlukla ön muhasebe katmanıdır. Resmi defterler, beyannameler ve mevzuat takibi mali müşavirin işidir. Ön muhasebe ne kadar düzenli tutulursa, mali müşavire giden veri de o kadar temiz olur.

Gün sonu, ay sonu ve cari mutabakat

Kuyumcu muhasebesinde düzen, kapanış rutinleriyle sağlanır. Gün sonunda her para biriminin ve her madenin kasa bakiyesi ayrı ayrı sayılır, sistemdeki rakamla karşılaştırılır. Altın kasasında bir gramlık fark bile o gün içinde aranmalıdır; ertesi haftaya kalan fark çoğu zaman bir daha bulunamaz.

Ay sonunda ise müşteri ve tedarikçilerle cari mutabakat yapılır. Toptancının perakendeciye gönderdiği ekstrede her satırın tarihi, ağırlığı, milyemi, işçiliği ve has karşılığı açıkça yazmalıdır. Karşı taraf bu ekstreyi kendi kayıtlarıyla satır satır karşılaştırabildiğinde anlaşmazlıklar kısa sürede çözülür. Yalnız toplam bakiyeyi gösteren bir ekstre ise tartışma başlatır.

Son olarak, mali müşavire gidecek veri bu kapanışlardan beslenir. Faturaların, ödemelerin ve banka hareketlerinin ay içinde düzenli işlendiği bir işletmede ay sonu kapanışı günler değil, saatler sürer.

Kuyumcu muhasebe programı seçerken bakılacak noktalar

360° Jewelry ile kuyumcu muhasebesi

360° Jewelry, altın ve gümüş üreten atölyeler ile toptan işletmeler için geliştirilmiş bulut tabanlı bir yazılımdır. Muhasebe ve stok modülü cari ve kasa hesaplarını, döviz ve altın kuru yönetimini has hesabıyla birlikte tutar. Fatura, bakiye ve ödeme raporları buradan alınır, banka hareketleri carilerle eşleştirilir.

Muhasebe tek başına çalışmaz: üretimde girilen fire, hurda ve yeniden işleme kayıtları finansal tarafa da yansır. Siparişler B2B sipariş portalı üzerinden geldiği için müşteri hareketleri baştan doğru cariye bağlanır. Yöneticiler finansal göstergeleri yönetici panelinde gerçek zamanlı izler.

Kendi cari yapınız ve kur alışkanlıklarınız üzerinden nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz.