Toptan Kuyumculuk Nasıl Yapılır? Has, İşçilik ve Bayi Düzeni

Toptan kuyumculuk, üretici ile vitrin arasındaki halkadır. Toptancı ya kendi atölyesinde üretir ya da üreticiden aldığı ürünü yüzlerce perakende kuyumcuya dağıtır. Bu işte kâr çoğu zaman gramın binde birkaçında saklıdır; bir hesap hatası, gecikmiş bir tahsilat ya da kaybolmuş bir sipariş, ay sonundaki tabloyu doğrudan değiştirir. Toptan kuyumculuk nasıl yapılır sorusunu bu yazıda işin günlük işleyişi üzerinden cevaplıyoruz: has üzerinden alışveriş, işçilik milyemi, numune ve katalog, bayi siparişi ve tahsilat.

Toptancı ile perakendeci ilişkisi

Toptancının müşterisi son tüketici değil, başka bir kuyumcudur. Bu ilişkinin birkaç belirgin özelliği vardır:

• Süreklilik: Perakendeci aynı toptancıyla yıllarca çalışır. İlişki tek bir satıştan çok, açık bir cari hesap üzerinden yürür.
• Güven: Mal çoğu zaman peşin ödenmeden teslim edilir, borç has olarak cariye yazılır.
• Karşılıklı hareket: Perakendeci yalnız mal almaz; hurda getirir, ürün iade eder, değişim ister.
• Bilgi akışı: Perakendeci yeni modelleri, stok durumunu ve siparişinin ne zaman hazır olacağını sürekli sorar.

Bu yüzden toptan kuyumculuğun iki temel direği vardır: doğru tutulan bir has cari ve hızlı işleyen bir sipariş düzeni.

Has üzerinden alışveriş

Toptan piyasada fiyat çoğunlukla lira olarak değil, has gramı olarak konuşulur. Her ürünün has karşılığı net ağırlığın milyemle çarpılmasıyla bulunur. Ayarların milyem karşılıkları şöyledir:

Has üzerinden çalışmanın avantajı açıktır: altın fiyatı ne yöne giderse gitsin, perakendecinin toptancıya olan borcu aynı gram has olarak kalır. Lira cinsinden tutulan bir borç ise her kur hareketinde yeniden tartışma konusu olur.

İşçilik milyemi nasıl hesaplanır?

Toptancı, ürünün maden değerinin üzerine emeğinin karşılığını işçilik milyemi olarak ekler. Bu pay modele, işçiliğin zorluğuna, sipariş miktarına ve müşteriyle anlaşmaya göre değişir.

Bir örnekle bakalım:

• Perakendeci 200 gram 14 ayar zincir sipariş ediyor.
• Anlaşılan işçilik 25 milyem; satış milyemi 585 + 25 = 610.
• Has borcu: 200 × 0,610 = 122 gram has.

Aynı ziyarette perakendeci 40 gram 22 ayar hurda getiriyor ve hurda 916 milyemden alınıyor. Hurdanın has karşılığı 40 × 0,916 = 36,64 gram olur. Bu tutar borçtan düşüldüğünde perakendecinin bakiyesi 85,36 gram has borç olarak kalır.

Bu hesabı birkaç işlem için elle yapmak kolaydır. Zorluk, yüzlerce bayi ve binlerce satırda her işçilik milyeminin, her hurda milyeminin doğru girildiğinden emin olmaktır. Kendi rakamlarınızı denemek için milyem hesaplama aracını kullanabilirsiniz.

Vitrin, numune ve emanet mal

Perakendeci her modeli stoğuna almadan önce görmek ister. Toptancılar bu ihtiyaca birkaç yolla cevap verir:

• Numune: Modelin tek örneği bayiye gösterilir ya da kısa süreliğine bırakılır.
• Vitrin malı: Perakendecinin vitrininde sergilenmek üzere bırakılan, satıldıkça faturalanan ürünler.
• Pazarlamacı çantası: Sahadaki pazarlamacının yanında taşıdığı modeller.

Bu ürünler toptancının stoğundan çıkmış ama henüz satılmamıştır. Hangi ürünün hangi bayide ya da hangi pazarlamacıda olduğu ayrıca izlenmezse, sayımda eksik çıkan bir parçanın nerede olduğu bulunamaz.

Katalog: bayinin vitrini

Numune çantası sınırlıdır; katalog ise bütün koleksiyonu bayinin önüne koyar. İyi bir toptan kataloğunda her ürün için fotoğraf, model kodu, ortalama gram, ayar, taş bilgisi ve kategori yer alır. Kataloğun düzeni, bayinin aradığını ne kadar hızlı bulduğunu belirler. Fotoğraftan kategori yapısına kadar ayrıntıları kuyumcu katalog hazırlama rehberinde topladık.

Basılı katalog fuar ve ziyaretlerde hâlâ işe yarar, ama yeni bir model eklendiğinde ya da bir model üretimden kalktığında güncelliğini yitirir. Dijital katalog ise güncel kalır ve doğrudan siparişe bağlanabilir.

Bayi siparişi: telefondan sisteme

Birçok toptancıda sipariş hâlâ telefonla, mesajla ya da pazarlamacının defterine yazılarak gelir. Bu düzenin tipik sorunları şunlardır:

• Model kodu ya da gram yanlış not edilir.
• Sipariş atölyeye ya da depoya geç ulaşır.
• Bayi “siparişim ne durumda?” diye tekrar tekrar arar.
• Hangi siparişin hangi pazarlamacıdan geldiği izlenemez.

Düzenli bir sipariş akışında her sipariş tek kayıttır: bayi, model, ayar, gram ya da adet, istenen teslim tarihi ve notlar baştan sisteme girilir. Üretim yapan toptancıda bu kayıt doğrudan iş emrine dönüşür; böylece bayiye “ürününüz şu an cilada” gibi somut bir cevap verilebilir.

Tahsilat ve cari mutabakat

Toptan kuyumculukta tahsilat birden fazla biçimde gelir:

Ay sonunda bayiye gönderilen ekstrede her satırın tarihi, ağırlığı, milyemi, işçiliği ve has karşılığı açıkça yer almalıdır. Yalnız toplam bakiyeyi gösteren bir ekstre tartışma başlatır; satır satır ekstre ise mutabakatı hızlandırır. Has bazlı cari yapısının ayrıntılarını altın cari hesap takibi yazısında anlattık. Vergi ve faturalama ayrıntıları için ise mali müşavirinize danışmanızı öneririz.

Pazarlamacı yönetimi

Sahada çalışan pazarlamacılar toptancının bayilerle en sık temas eden yüzüdür. Hangi pazarlamacının hangi bayilere baktığı, hangi siparişleri getirdiği ve tahsilatların durumu izlenebilmelidir. Pazarlamacının siparişi sahada doğrudan sisteme girmesi, deftere yazıp merkeze iletmesinden hem hızlı hem daha az hatalıdır.

B2B portalın rolü

B2B portal, toptancı ile bayileri arasındaki işleri ortak bir ekranda buluşturur. Bayi kataloğu filtreleyerek gezer, siparişini kendisi verir ve siparişinin hangi aşamada olduğunu görür. Toptancı ise telefon trafiğinden kurtulur, siparişleri tek yerden yönetir. İşletme türüne göre yazılım seçimini kuyumcu programı rehberinde inceledik.

Toptan işte sık yapılan hatalar

Toptan kuyumculukta sorunların çoğu büyük kararlardan değil, küçük kayıt boşluklarından doğar. Sahada en sık karşılaşılanlar şunlardır:

• İşçilik milyeminin sözlü kalması: Bayiyle konuşulan işçilik kayda geçmezse, ay sonunda ekstre ile bayinin beklentisi uyuşmaz.
• Hurda milyeminin sonradan tartışılması: Hurdanın hangi milyemden alındığı teslim anında yazılmazsa, eritme sonrası fark kimin hesabına yazılacağı belirsiz kalır.
• Numune ve vitrin malının stokta görünmesi: Bayide duran ürün depoda varmış gibi görünür, aynı model iki kez satılmaya çalışılır.
• Siparişin tek kişide kalması: Pazarlamacı izne çıktığında hangi siparişin ne durumda olduğunu kimse bilmez.
• Tahsilatın yanlış cariye işlenmesi: Benzer ünvanlı iki bayiden birine gelen havale diğerine yazılır ve iki ilişki birden bozulur.

Bu hataların ortak çözümü, her hareketin gerçekleştiği anda ve tek bir sistemde kaydedilmesidir. Böylece bilgi kişiye değil, kayda bağlı kalır.

360° Jewelry ile toptan satış düzeni

360° Jewelry, altın ve gümüş takı üreten atölyeler ile toptancılar için geliştirilmiş bulut tabanlı bir yazılımdır. B2B sipariş portalı web ve mobilde çalışır: bayileriniz kataloğu kategori, maden, ayar, taş ve modele göre filtreleyip sipariş verir, siparişin üretimdeki aşamasını anlık izler ve bildirim alır. Katalog oluşturucu ve pazarlamacı yönetimi de aynı portalın içindedir.

Siparişler muhasebe ve stok modülündeki has bazlı cariye bağlanır; has, gümüş, USD, EUR ve TL bakiyeleri ayrı izlenir, banka hareketleri carilerle eşleştirilir, ekstre ve bakiye raporları buradan alınır. Üretim yapıyorsanız sipariş üretim takip modülünde iş emrine dönüşür. Kendi bayi yapınızla nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz.