Altınla çalışan bir işletmede stok, rafta duran ürün sayısından ibaret değildir. Aynı yüz yüzük, ayarına, taşına ve atölyede ne kadar fire verdiğine göre bambaşka bir değer taşır. Kuyumcu stok takip programı, bu farkı gram ve milyem düzeyinde görünür kılan araçtır: hangi üründe ne kadar has bulunduğunu, hangi tablanın hangi departmanda beklediğini ve üretimde ne kadar metal kaybedildiğini tek yerden gösterir. Bu yazıda iyi bir stok kaydının hangi bilgileri tutması gerektiğini, sayımın nasıl rutin hale geldiğini ve firenin nasıl izlendiğini sahadan örneklerle anlatıyoruz.
Kuyumculukta stok neden adetle tutulmaz?
Genel amaçlı stok programları “adet” ve “birim fiyat” mantığıyla çalışır. Kuyumculukta ise asıl birim gramdır ve her gramın bir ayarı vardır. 10 gram 14 ayar bir bilezik ile 10 gram 22 ayar bir bilezik terazide aynı görünür, ama içerdikleri saf altın çok farklıdır:
- 10 gr × 0,585 (14 ayar) = 5,85 gr has
- 10 gr × 0,750 (18 ayar) = 7,50 gr has
- 10 gr × 0,916 (22 ayar) = 9,16 gr has
Bu yüzden stokta her kalemin brüt ağırlığı, ayarı ve bunlardan hesaplanan has karşılığı birlikte tutulmalıdır. Taşlı ürünlerde iş biraz daha incelir: taş ağırlığı düşülmeden has hesaplanırsa stok değeri olduğundan yüksek görünür. Gümüşte de mantık aynıdır; 925 ayar gümüşün saflığı binde 925 olarak işlenir ve altından ayrı izlenir.
Adet bilgisi elbette önemlidir, çünkü müşteriye “o modelden kaç tane var” sorusunun cevabını verir. Ama işletmenin gerçek varlığını ölçen değer has toplamıdır. İyi bir sistem ikisini aynı anda tutar.
İyi bir stok kaydında hangi alanlar olmalı?
Stok kartı ne kadar doğru kurulursa raporlar o kadar güvenilir olur. Aşağıdaki tablo, kuyumculuk için asgari kabul edilebilecek alanları ve neden gerekli olduklarını özetliyor.
| Alan | Neden gerekli |
|---|---|
| Model / ürün kodu | Aynı modelin farklı ayar ve ölçülerini ayırt etmek için |
| Kategori | Yüzük, kolye, bilezik, küpe gibi gruplarla raporlamak için |
| Maden ve ayar (milyem) | Has karşılığını hesaplamak için |
| Brüt ve net ağırlık | Taş ve aksesuar düşüldükten sonra kalan metali bilmek için |
| Taş bilgisi | Cinsi, adedi ve ağırlığı; hem fiyat hem has hesabı için |
| Has karşılığı | Stok değerini kurdan bağımsız izlemek için |
| Konum | Kasa, vitrin, tabla ya da üretim departmanı |
| Fotoğraf | Birbirine benzeyen modelleri hızlı ayırt etmek için |
Fotoğraflı stok küçük bir ayrıntı gibi görünse de günlük işte çok zaman kazandırır. Yüzlerce benzer alyans ya da tektaş arasında doğru ürünü kodla bulmak zordur; görselle bakıldığında hata ihtimali azalır. Aynı görseller müşteriye gönderilen kataloglarda da kullanılır, böylece ürün bilgisi iki ayrı yerde tekrar tekrar girilmez.
Taşlı ürünlerde has hesabı
Taşlı bir üründe has hesabı, brüt ağırlık üzerinden değil net metal ağırlığı üzerinden yapılır. Örneğin brüt 6,00 gram gelen 14 ayar bir tektaş yüzükte taş ve tırnak dışı aksesuar toplam 0,40 gram tutuyorsa:
- Net metal: 6,00 − 0,40 = 5,60 gr
- Has karşılığı: 5,60 × 0,585 = 3,276 gr
Taş düşülmeden hesaplansaydı aynı yüzük 3,51 gram has gibi görünecekti. Tek üründe küçük görünen bu fark, yüzlerce taşlı üründe stok değerini ciddi biçimde şişirir.
Has bazlı stok değeri: kurdan bağımsız bir ölçü
Stok değerini yalnız Türk lirası ile tutmak, altın fiyatı hareket ettikçe yanıltıcı sonuçlar verir. Geçen ay “2 milyon liralık stok” olarak görülen mal, bu ay aynı gramla farklı bir tutara karşılık gelir. Oysa işletmenin elindeki altın miktarı değişmemiştir.
Bu nedenle sektörde stok, cari ve kâr çoğunlukla has üzerinden konuşulur. Stok takibi de bu dili konuşmalıdır: hammadde (külçe, granül), yarı mamul ve mamul ürünlerin her biri has toplamıyla görülmeli, gerektiğinde güncel kurla liraya çevrilmelidir. Bu yaklaşım muhasebe tarafıyla da birebir örtüşür; cari hesapların has bazında nasıl tutulduğunu kuyumcu muhasebe programı yazımızda ayrıntılı anlattık.
Fire: görünmeyen stok kaybı
Atölyede döküm, tezgâh, mıhlama, cila gibi her aşamada bir miktar metal kaybı olur. Fire kaçınılmazdır; asıl sorun ölçülmemesidir. Ölçülmeyen fire, yıl sonu sayımında “nereden çıktığı belli olmayan eksik” olarak karşınıza gelir.
Fireyi ölçmenin yolu, her departmanın malı gramla teslim alıp gramla teslim etmesidir. Basit bir örnek:
- Cila departmanına 120,0 gr ürün girdi.
- Departmandan 118,6 gr ürün çıktı.
- 0,9 gr hurda (toz, talaş) toplandı.
- Aradaki 0,5 gr fire olarak kaydedildi.
Hurda yeniden eritilip stoğa döner; fire ise kayıptır. Bu ayrım her aşamada kayda geçtiğinde hangi departmanın, hangi operatörün ya da hangi ürün grubunun ortalamanın üstünde fire verdiğini görebilirsiniz. Yeniden işlemeye giden ürünler de ayrıca işaretlenmelidir; aksi halde aynı mal iki kez sayılır ya da hiç sayılmaz.
Sayım: yılda bir değil, rutin bir iş
Elle yapılan sayım, kuyumculuğun en yorucu işlerinden biridir. Tek tek tartmak, listeyle karşılaştırmak ve farkları bulmak saatler alır. Bu yüzden çoğu işletme sayımı yılda bir kez yapar ve farklar biriktikçe büyür.
Barkodlu sayımda ise her ürünün etiketi okutulur, sistem beklenen listeyle okunanı karşılaştırır ve eksik ya da fazla kalemleri anında gösterir. Tabla bazında çalışmak işi daha da hızlandırır: bir tablanın içeriği tek seferde doğrulanır. Böylece sayım haftalık ya da aylık yapılabilir hale gelir. Etiket ve okuyucu tarafını kuyumcu barkod programı yazımızda ele aldık.
Kuyumcu stok takip programı seçerken sorulacak sorular
Bir programı değerlendirirken şu sorulara net cevap alın:
- Her kalem için brüt ağırlık, net ağırlık, milyem ve has karşılığı ayrı tutuluyor mu?
- Taş bilgisi (cins, adet, ağırlık) stok kartında yer alıyor mu?
- Hammadde, yarı mamul ve mamul aynı sistemde izlenebiliyor mu?
- Fire ve hurda ayrı kalemler olarak, departman bazında giriliyor mu?
- Barkodla sayım ve fark raporu var mı?
- Stok hareketleri anlık mı görünüyor, yoksa gün sonunda mı işleniyor?
- Birden fazla kullanıcı aynı anda, yetkileri ayrı olarak çalışabiliyor mu?
360° Jewelry ile stok takibi
360° Jewelry, altın ve gümüş üreten atölyeler ile toptan işletmeler için geliştirilmiş bulut tabanlı bir yazılımdır. Muhasebe ve stok modülü altın, gümüş, taş ve yarı mamul stok hareketlerini gerçek zamanlı tutar; değerler has hesabıyla izlenir ve firelerin finansal yansıması aynı ekranda görünür.
Üretim tarafında üretim takip modülü devreye girer. Kasa, mumhane, mıhlama, tezgâh, döküm, cila ve kalite gibi departmanlar arasındaki her aktarım gram, adet ve parça olarak girilir; malı teslim eden de teslim alan da tabletten dijital onay verir. Fire, hurda ve yeniden işleme bilgisi o anda kaydedilir, barkodlu tablalar hangi departmanda olduğunu gösterir. Sayımda ortaya çıkan fark, artık “kayıp” değil, hangi aşamada oluştuğu bilinen bir rakamdır.
Verilere doğal dille de ulaşabilirsiniz. 360° AI Agent ile “bu ay cila departmanında toplam fire ne kadar?” gibi bir soruyu yazmanız yeterlidir. Kendi ürün yapınız üzerinden nasıl çalıştığını görmek isterseniz demo talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kuyumcu stoğu neden adetle değil gramla tutulur?
Çünkü aynı adetteki iki ürün, ağırlığına ve ayarına göre çok farklı miktarda saf altın içerir. Stok değerini doğru görmek için her kalemin brüt ağırlığı, milyemi ve has karşılığı birlikte izlenmelidir.
Has ağırlık nasıl hesaplanır?
Net metal ağırlığı milyemle çarpılır. Örneğin 10 gram 14 ayar (585 milyem) bir ürün yaklaşık 5,85 gram has altın içerir; taşlı ürünlerde önce taş ağırlığı düşülür.
Fire ile hurda arasındaki fark nedir?
Hurda, toplanıp yeniden eritilebilen metal parçalarıdır ve stoğa geri döner. Fire ise üretim sırasında geri kazanılamayan kayıptır; ölçülmezse stokta açıklanamayan bir eksik olarak ortaya çıkar.
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Yıl sonu sayımı yeterli değildir. Barkodlu tabla ve kasa sayımlarını haftalık ya da aylık rutin haline getirmek, farkları küçükken yakalamanızı sağlar.
