Kuyumcuda stok, yalnız rafta ya da vitrinde duran ürünlerden ibaret değildir. Kasadaki külçe ve hurda, atölyede tezgâhta bekleyen tablalar, cilaya gitmiş yarı mamuller ve müşteriye emanet bırakılmış ürünler de envanterin parçasıdır. Kuyumcu envanter sayımı, bunların hepsini aynı anda, gram ve has bazında kayıtla karşılaştırmaktır. Bu yazıda kuyumcu stok sayımının nasıl yapılacağını hazırlıktan kayda kadar adım adım anlatıyoruz. Stok kartlarının nasıl kurulacağı ve programda nelere bakılacağı için kuyumcu stok takip programı yazımıza bakabilirsiniz.
Sayım öncesi hazırlık
Sayımın doğruluğu, sayım günü değil önceki hazırlıkta belirlenir.
- Kapsamı belirleyin: Tüm envanter mi, yalnız vitrin mi, bir departman mı? Kapsam yazılı olmalıdır.
- Kesim saatini belirleyin: Sayım başladıktan sonra girilen işlem sayıma dahil edilmez. Bekleyen fişler, atölye teslimleri ve hurda kayıtları kesim saatinden önce işlenir.
- Tartıları kontrol edin: Sayımda kullanılacak terazilerin ayarı ve sıfırı kontrol edilir; mümkünse her konumda aynı tartı kullanılır.
- Etiketleri gözden geçirin: Okunmayan, yıpranmış ya da hiç etiketi olmayan ürünler sayımdan önce yeniden etiketlenir.
- Ekipleri ikili kurun: Biri okutur ve tartar, diğeri kontrol eder. Sayan kişinin o bölümün sorumlusu olmaması tercih edilir.
- Listeyi hazırlayın: Sistemden konum bazında beklenen liste alınır, ama kör sayım yapılacaksa sayan ekibe verilmez.
Etiketin sayımdaki önemi büyüktür; etiket türü, bilgi düzeni ve yazıcı seçimini kuyumcu etiketi yazısında ele aldık.
Barkodla sayım
Barkodlu sayımda her ürün okutulur ve sistem okunanları o konumda beklenenle karşılaştırır. Sayım tek seferde tüm stok yerine konum konum yapılır: önce bir vitrin, sonra bir kasa bölmesi, sonra bir tabla.
- Okutulan ve beklenen listede olan ürün eşleşen olarak işaretlenir.
- Beklenen ama okutulmayan ürün eksik listesine düşer.
- Okutulan ama o konumda beklenmeyen ürün fazla ya da yanlış konum olarak görünür.
Yanlış konumdaki ürün çoğu zaman eksik değildir; başka bir vitrinde ya da tablada durmaktadır. Bu yüzden eksik listesi, bütün konumların sayımı bittikten sonra son haline gelir.
Gram ve adet karşılaştırması
Kuyumculukta adet tutması yeterli değildir. Bir ürünün taşı düşmüş, parçası kırılmış ya da kaydı yanlış gramla girilmiş olabilir. Bu yüzden barkodla sayılan her konumun toplam gramı da tartılır.
| Kalem | Beklenen adet | Sayılan adet | Beklenen gram | Tartılan gram | Sonuç |
|---|---|---|---|---|---|
| 14 ayar yüzük tablası | 48 | 48 | 152,60 | 152,55 | Tartı farkı, kontrol edilir |
| 22 ayar bilezik | 20 | 19 | 412,00 | 391,40 | 1 adet eksik, 20,60 gr |
| 18 ayar kolye | 12 | 12 | 98,40 | 96,00 | Adet tam, 2,40 gr eksik |
Bu tabloyu has bazında okumak gerekir:
- 22 ayar bilezik farkı: 412,00 − 391,40 = 20,60 gr. Has karşılığı 20,60 × 0,916 = 18,87 gr has. Tek bir ürün eksiktir; önce satış, sevk ve emanet kayıtlarına bakılır.
- 18 ayar kolye farkı: 98,40 − 96,00 = 2,40 gr. Has karşılığı 2,40 × 0,750 = 1,80 gr has. Adet tam olduğu için ürünler tek tek tartılır; taş düşmesi ya da hatalı gram kaydı aranır.
- 14 ayar yüzük tablasındaki 0,05 gramlık fark, tartılar arasındaki küçük farklardan kaynaklanabilir. İşletme kendi kabul sınırını önceden belirlemelidir.
Kasa, atölye ve emanet: üç ayrı konum
Envanter sayımında altın üç ayrı yerde bulunur ve her biri ayrı sayılmalıdır.
Kasa altını
Külçe, granül, hurda ve mamul ürünler kasada ayar bazında sayılır. Her ayar ayrı tartılır, has karşılığına çevrilir ve sistemdeki kasa stoğuyla karşılaştırılır. Hurdanın tahmini milyemle mi yoksa eritme sonrası gerçekleşen milyemle mi kayıtlı olduğu da kontrol edilir.
Atölyedeki altın
Üretim yapan işletmede altının önemli bir kısmı her an atölyededir: tezgâhtaki tablalar, cilaya ya da mıhlamaya gitmiş yarı mamuller, toplanmış ama henüz kasaya dönmemiş hurda ve talaş. Atölye sayımı departman bazında yapılır. Her departmanın üzerindeki has, ona verilen ile ondan alınan arasındaki farka eşit olmalıdır; aradaki eksik ya kayda geçmemiş fire ya da kayıptır.
Müşterideki ve bizdeki emanet
Toptancının müşteriye seçim için bıraktığı ürünler fiziksel olarak işletmede değildir, ama hâlâ stoktadır. Bunlar sayılamaz, müşteriyle mutabakatla doğrulanır. Tersine, tamir ya da işleme için müşteriden alınan ürünler işletmede durur ama işletmenin malı değildir; sayımda ayrı tutulmalıdır. Emanet hareketlerinin cari tarafında nasıl izleneceğini altın cari hesap takibi yazımızda anlattık.
| Konum | Beklenen has (gr) | Sayılan has (gr) | Fark |
|---|---|---|---|
| Kasa | 1.250,40 | 1.250,40 | 0 |
| Atölye | 312,85 | 311,90 | −0,95 |
| Müşteride emanet | 86,20 | 86,20 (mutabakatla) | 0 |
| Toplam | 1.649,45 | 1.648,50 | −0,95 |
Bu örnekte fark yalnız atölyededir. 0,95 gramlık has farkı için önce departmanların fire kayıtları kontrol edilir; kayda geçmemiş bir fire varsa işlenir, yoksa fark ayrıca araştırılır.
Sayım farkı analizi
Sayım farkı bulunduğunda hemen düzeltme kaydı yapmak yerine sebebi aramak gerekir. En sık sebepler şunlardır:
- Kayıt hatası: Girilmemiş satış, sevk ya da hurda fişi
- Yanlış ayar: Ürünün farklı ayarla kayıtlı olması, has karşılığının yanlış çıkması
- Brüt ve net gram karışıklığı: Taşlı üründe taş ağırlığının hesaba katılması ya da unutulması
- İşlenmemiş fire: Atölyede oluşan ama kayda geçmemiş kayıp
- Yanlış konum: Başka bir vitrinde ya da tablada duran ürün
- Gerçek kayıp: Diğer sebepler elendikten sonra kalan fark
Farklar has bazında toplanır ve konumlara, ürün gruplarına ya da departmanlara göre ayrılır. Aynı yerde tekrar eden fark, tek seferlik bir hatadan çok bir süreç sorununa işaret eder.
Dönemsel sayım ve kör sayım
Tüm envanteri yılda bir kez saymak yorucudur ve farklar biriktikçe sebebini bulmak zorlaşır. Dönemsel sayımda envanter parçalara bölünür: kasa her gün, vitrin ve tablalar belirli aralıklarla, atölye departman departman sayılır. Böylece fark küçükken yakalanır.
Kör sayımda sayan kişi sistemdeki beklenen miktarı görmez. Okutur, tartar ve sonucu yazar; karşılaştırma sayım bittikten sonra yapılır. Beklenen rakamı bilen kişi farkında olmadan sonucu ona yaklaştırabilir; kör sayım bu eğilimi ortadan kaldırır.
Sayımın kaydı
Sayım, kayda bağlanmadıkça yarım kalır. Her sayım için şunlar saklanmalıdır:
- Sayım tarihi, kesim saati, kapsam ve sayan kişiler
- Konum bazında beklenen ve sayılan adet, gram ve has
- Bulunan farklar ve her birinin açıklaması
- Yetkili onayıyla yapılan düzeltme kayıtları; eski kayıt silinmez, düzeltme ayrı hareket olarak girilir
Sayım farkının muhasebe tarafına nasıl yansıyacağını kuyumcu muhasebesi nasıl tutulur yazımızda anlattık; resmi kayıtlara etkisi için mali müşavirinize danışın.
360° Jewelry ile kuyumcu envanter sayımı
360° Jewelry’de altın, gümüş, taş ve yarı mamul stok hareketleri gerçek zamanlı tutulur; her ürünün barkodu ya da karekodu sisteme girildiğinde oluşur ve standart barkod yazıcılarla basılır. Barkodlu tablalar atölyede departmanlar arasında izlendiği için atölyedeki altın da konum bazında görülür. Yönetici panelinde kasa altın stoğu ayar bazında izlenir; sayım sonucu bu rakamla doğrudan karşılaştırılabilir.
Firenin finansal yansıması ve hurda kayıtları stokla aynı yerde durur, böylece sayım farkının bir kısmının nereden geldiği kayıtta görülür. Excel’deki mevcut stok listeniz açılış bakiyesi olarak aktarılabilir ve ilk sayım bu listeye göre yapılabilir.
Kendi kasa ve atölye düzeniniz üzerinden görmek için demo talep edebilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Kuyumcu stok sayımı nasıl yapılır?
Önce kayıtlar bir saatte kapatılır ve sayım kapsamı belirlenir. Ürünler barkodla okutulur, adet ve gram beklenen listeyle karşılaştırılır. Kasa altını, atölyedeki altın ve müşterideki emanet ayrı sayılır, fark has bazında analiz edilir ve tutanağa bağlanır.
Sayımda neden hem adet hem gram kontrol edilir?
Adet tutup gram tutmayabilir. Taşı düşmüş, parçası kırılmış ya da yanlış tartılmış bir ürün adette tam görünür ama gramda eksik çıkar. Kuyumculukta asıl değer gram ve has olduğu için ikisi birlikte kontrol edilmelidir.
Kör sayım nedir?
Sayımı yapan kişinin sistemdeki beklenen miktarı görmeden saymasıdır. Sayan kişi rakamı bilmediği için sonucu beklenene uydurma eğilimi ortadan kalkar; karşılaştırma sayım bittikten sonra yapılır.
Envanter sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
İşletmenin büyüklüğüne ve hareket yoğunluğuna bağlıdır. Kasa her gün, vitrin ve tablalar dönemsel olarak, tüm envanter ise belirli aralıklarla sayılabilir. Barkodlu sistemde sayım parçalara bölündüğü için daha sık yapılabilir.
